個人情報保護方針

株式会社 環境整備研究所（以下「当社」）は、公共サービスの受託業務を通じて、多くの個人情報を取り扱っており、社会的責任は極めて高いものと認識しております。

当社は、個人情報を特に重要な情報であると位置付け、次のとおり個人情報保護方針を定め、個人情報保護の仕組みを構築し、全従業員に個人情報保護の重要性の認識と取組みを徹底させることにより、保有するすべての個人情報を安全に管理し、適正に取り扱うことを宣言いたします。

1. 個人情報の適正利用

当社は、個人情報の取得および利用にあたっては、その利用目的を明確にした上で取得し、利用目的の達成に必要な範囲内において使用いたします。また、ご本人の同意をいただいた場合および法令にもとづく場合を除き、利用目的の範囲を超えて個人情報の利用をおこなわないための措置を講じます。なお、利用目的に照らして不要となった個人情報については、速やかに且つ適正に削除・廃棄いたします。

2. 個人情報の保護

当社は、ご本人の同意をいただいた場合および法令にもとづく場合を除き、取得した個人情報を、第三者に対し開示もしくは提供することはいたしません。

3. 法令・規範の遵守

当社は、保有する個人情報の取扱いにおいて、「個人情報の保護に関する法律」「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」、国が定める指針ならびにその他の規範を遵守いたします。 

4. 個人情報の安全管理

当社は、保有する個人情報を安全に管理するため、組織的・人的・技術的な安全対策措置を実施し、個人情報の漏えい、滅失、き損の防止および是正をおこないます。

5. お客様からの問合せ・苦情への対応

当社は、保有する個人情報に対するお問合せや苦情を受けた場合は、その内容について迅速に事実関係等を調査し、誠意をもって対応いたします。

6. 個人情報保護の維持・継続的改善

当社は、個人情報の取扱いが適正におこなわれるよう、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し改善いたします。

制定：平成16年7月28日
改定：令和 5年6月1日

株式会社 環境整備研究所
代表取締役社長　久冨健治

個人情報の取扱いについて

1. 個人情報の利用目的について

当社は、個人情報の保護に関する法律に基づき、個人情報を下記業務ならびに利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。

(1) 業務内容

① 補償コンサルタント

② 水道事業支援サービス

 

(2) 利用目的

<お客さまに関する個人情報>

①※ 当社業務に関する契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行のため。

② 当社業務の適切かつ円滑な遂行のため。

③※ お取引に伴う業務上の連絡や挨拶状の送付等、お客さまとのお取引の適切かつ円滑な遂行のため。

④ 補償コンサルタント業務において、物件調書作成のため。

⑤ 水道業務において、水道メーターの検針、水道料金の徴収、窓口業務のため。

⑥ 他の事業者等から委託を受けた業務等に関する個人情報の処理の全部または一部について委託された当該業務の適切かつ円滑な遂行のため。

⑦※ ホームページからのお問い合わせに対する回答のため。

<従業者、採用応募者、退職者に関する個人情報>

①※ 従業者採用選考及び連絡のため。

②※ 従業者の雇用管理のため。

③※ 個人委託検針員の管理のため。

④※ 退職者への情報提供及び連絡等のため。

⑤ グループ会社従業者の給与計算等のため。

<従業者、採用活動における内定者、外部有識者、株主等の特定個人情報>

① 当社が、法令に基づき、従業者・採用活動における内定者・外部有識者・株主等の個人番号を、給与所得の源泉徴収票、支払調書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の書類に記載して、行政機関等及び健康保険組合等に提出する事務のため。

<株主に関する個人情報>

①※ 会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため。

②※ 株主としての地位に関し、当社から各種便宜を供与するため。

③※ 株主と会社の関係の中でも、社団の構成員と社団という観点から双方の関係を円滑にするための各種の方策を実施するため。

④※ 各種法令に基づく所定の基準による株主のデータを作成する等、株主管理のため。

上記 (2) 利用目的のうち、※ が開示対象個人データです。
なお、委託を受けた個人情報については開示対象個人データではありません。

2. 顧客よりお預かりする個人情報について

補償コンサルタント業務ならびに水道業務をおこなうにあたり、顧客と当社との契約にもとづき、顧客より顧客の保有する個人情報をお預かりすることがあります。
お預かりした個人情報は、顧客との契約にもとづく利用目的の達成に必要な範囲で使用し、他の目的に利用することはありません。

3. 個人情報の委託

1. の利用目的の範囲内で、個人情報を外部へ委託することがあります。
その場合は、必要最小限の範囲でおこない、個人情報保護体制が整備された委託先を選定するとともに、個人情報保護に関する契約を締結し、適正な管理・監督をおこないます。

4. 個人情報の第三者提供

ご本人の同意がある場合または法令に基づく場合を除き、第三者への提供は行いません。

5. ご本人が容易に識別できない方法による個人情報の取得

ご本人が容易に識別できない方法による個人情報の取得は行っておりません。

6. ご本人が個人情報を与えることの任意性及び与えなかった場合の影響

個人情報の項目への記入・提供は任意ですが、必要とする個人情報の項目について記入・提供がない場合は、その項目についての利用目的を受けることができない場合があります。

7. 開示対象個人データの開示及び問い合わせ

ご本人からの求めにより、当社が保有する開示対象個人データについて、利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止あるいは第三者への提供の拒否権に応じます。ご本人からの個人情報のご確認、ご質問、ご相談、苦情、お問い合わせ等の請求がある場合は、下記の苦情・相談窓口までお問い合わせください。
また開示等に際しては、本人確認を行いますのでご了承ください。

(1) 手数料

開示のご請求及び利用目的の通知等のご請求に伴う手数料は無料ですが、郵送でのご請求につきましては通常の切手代のほか一般書留料及び配達証明料が必要です。

8. 個人情報の安全管理のために講じた措置

当社では、個人情報をより厳正に取り扱うため、プライバシーマークを認証取得し、外的環境を把握した上で個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。また、実際に個人情報を取り扱うにあたり、組織的・人的・物理的・技術的の４つの観点より安全管理措置を講じております。

9. 個人情報の管理者

ご提供いただきました個人情報は、当社が責任をもって管理いたします。
株式会社環境整備研究所　個人情報保護管理者　久冨健治